Analyste, Soumissions (bilingue) / Bilingual Tenders Analyst

Cardinal Health Canada, qui compte plus de 1 300 employés au pays, représente un maillon essentiel de la chaîne d’approvisionnement du secteur canadien des soins de santé. L’entreprise fournit plus de 70 000 produits aux établissements de soins de santé et aux professionnels de la santé partout au pays.

Nous sommes actuellement à la recherche d’un analyste, Soumissions (bilingue) pour agrandir notre équipe du bureau de Dorval (Québec) ou de Vaughan (Ontario). Relevant directement du directeur, Soumissions, la personne qui occupera ce poste collaborera étroitement avec d’autres services et organisations de services afin de contribuer à l’atteinte des objectifs de l’entreprise. Son rôle principal sera de fournir des demandes de propositions (DP), des demandes de devis (DD) et des demandes d’information (DI) de haute qualité (collectivement les « demandes de soumission ») conformément aux échéances et aux exigences du client, afin d’accroître le rendement des affaires de Cardinal Health Canada. Cette personne sera responsable de valider et d’examiner attentivement les documents et les conditions liés aux demandes de soumission. Elle coordonnera non seulement plusieurs demandes de soumission à la fois, mais aussi des équipes interfonctionnelles, en représentant tous les secteurs de l’entreprise. L’analyste, Soumissions (bilingue) se chargera de suivre l’état des projets de demande de soumission et, en cas d’attribution, de coordonner toutes les activités entre le client et les équipes internes en vue de la signature du contrat.

Cette vidéo (en anglais) donne un aperçu du milieu de travail à Cardinal Health : Cardinal Health – Wings.

Votre rôle au sein de l’organisation :  

L’analyste, Soumissions (bilingue) est responsable du processus complet des demandes de soumission (dès la création jusqu’à l’attribution). Cette personne se charge de coordonner les questions relatives au processus de demande de soumission et toutes les tâches liées aux soumissions, d’aider à gérer les contrats et de travailler avec des équipes interfonctionnelles pour atteindre les objectifs globaux de l’entreprise. Elle doit avoir de l’expérience en gestion de projets, un grand souci du détail, de solides compétences en gestion du temps, une approche centrée sur le client et un désir de collaborer sur des projets. Elle est à l’aise de réviser et de formuler les renseignements contenus dans les contrats et les documents de demande de soumission et d’unir les gens autour d’un objectif commun. L’analyste, Soumissions (bilingue) est motivé par le fait d’apprendre de nouvelles choses, de faire part de ses idées, de mener des initiatives d’amélioration des processus et de travailler avec des outils qui permettent d’augmenter l’efficacité. Ouverte au changement et à la rétroaction, cette personne assume la responsabilité à son égard et à l’égard des autres dans tout ce qu’elle fait.

• Se charger du processus complet des demandes de soumission et du cycle de vie du contrat (dès la réception initiale jusqu’à la soumission finale et à l’attribution du contrat), dans le respect des échéances de la demande de soumission ou du contrat.

• Rechercher et évaluer de nouvelles occasions de soumission provenant de divers sites de soumissions.

• Coordonner les tâches liées à la demande de soumission attribuée, simplifier la communication, coordonner les appels de lancement et travailler avec les équipes interfonctionnelles afin d’élaborer une réponse concurrentielle.

• Assurer la liaison avec le client pour obtenir des précisions, coordonner les questions et répondre aux exigences de la demande de soumission, au besoin.

• Examiner les documents de la demande de soumission et les modèles de contrats associés, attribuer les tâches et fixer des échéances internes pour tous les experts en la matière concernés.

• Examiner les conditions contractuelles, identifier les risques et assurer l’obtention des approbations commerciales/juridiques/fonctionnelles, au besoin.

• Coordonner, recueillir et assembler les documents et les réponses liés à la demande de soumission.

• Soumettre des propositions et des demandes de soumission de haute qualité conformément aux échéances du client afin de contribuer à la croissance de l’entreprise.

• Collaborer avec des équipes interfonctionnelles et les équipes des ventes, du marketing, des finances et des affaires juridiques.

• S’assurer que la soumission finale est de haute qualité, qu’elle répond à toutes les exigences, qu’elle est livrée au client à temps et qu’elle est archivée sous forme électronique.

• Suivre l’état des soumissions et des demandes de propositions envoyées.

• Mettre à jour et maintenir les systèmes avec toutes les données pertinentes pour l’entreprise qui s’est vue attribuer le contrat.

• Coordonner toutes les activités entre le client et les équipes internes pour finaliser et signer le contrat.

• Développer des relations d’affaires avec les parties prenantes internes afin d’assurer une coordination efficace du processus de soumission.

• Soutenir des projets, des procédures et des politiques clés pour atteindre des objectifs précis.

• Participer à des initiatives d’amélioration des processus et des systèmes et les mettre en œuvre.

Compétences et qualités requises : 

• Bilinguisme (anglais et français) obligatoire

• Baccalauréat en administration des affaires ou dans une discipline connexe, un atout

• 1 à 2 ans d’expérience de travail pertinente en gestion des demandes de soumission/propositions, ou expérience équivalente

• Compétences éprouvées en gestion du temps et en organisation dans un environnement axé sur les échéances

• Très bon sens des affaires

• Capacité à communiquer clairement et efficacement (tant à l’oral qu’à l’écrit)

• Souci du détail et de la qualité des livrables

• Capacité à travailler dans un environnement dynamique, à gérer des échéances concurrentielles et à travailler sous pression

• Capacité à travailler avec la suite MS Office, notamment Word, Excel, PowerPoint, Outlook et SalesForce

• Capacité à travailler de manière autodirigée/autonome, dans un bureau ou à distance

• Maintien d’un niveau élevé de professionnalisme et d’intégrité

• Pensée analytique et orientée vers l’action

• Aptitudes en gestion de projets, un atout

Cardinal Health souscrit au principe d’équité en matière d’emploi et invite les femmes, les minorités visibles, les Autochtones et les personnes handicapées à soumettre leur candidature.

Cardinal Health s’engage à accommoder les candidats handicapés tout au long du processus d’embauche, conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario. À toute étape du processus d’embauche, notre équipe des Ressources humaines est là pour soutenir les candidats qui font une demande de mesures d’adaptation.

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Cardinal Health Canada, with over 1300 employees nationwide, is an essential link in the Canadian healthcare supply chain, providing over 70,000 products to healthcare facilities and medical professionals across the country.

We are currently seeking a Bilingual Tenders Analyst to add to our team in our Dorval, QC or Vaughan, ON. Reporting directly to the Manager, Tenders, you will partner closely with other departments and service organizations to contribute to the overall success of the company’s objectives. The primary goal being to deliver quality Tenders, Request for Proposals (RFP), Request for Quotation (RFQ), Request for Information (RFI) (collectively “RFx”) submissions within the customer defined deadlines and requirements to increase business for Cardinal Health Canada. This role will also provide in-depth focus on validity and review of the RFx documents and terms and conditions. You will coordinate multiple RFx submissions at a given point in time, coordinating with cross-functional teams, representing all parts of the business. The Bilingual Tenders Analyst will also be responsible for monitoring the status of the submitted RFx projects and upon award coordinate all the activities between the customer and internal teams to sign the contract.

For more information on what it is like to work for us, please watch this video: Cardinal Health - Wings.

Your Contributions to the Organization:  

The Bilingual Tenders Analyst will be responsible for the entire RFx project lifecycle from inception to award. Responsible for coordinating inquiries related to the RFx process, tasks relating to bids, support contract management and work with cross-functional teams to achieve company-wide objectives. This role needs someone who has project management skills, a keen attention to detail, strong time management skills, a customer centric approach, and enjoys collaborating on projects. You are comfortable in reviewing and articulating details from contract and bid documents and bringing people together to meet a common goal. You will be driven by learning new things, being comfortable in sharing your thoughts, applying process improvement initiatives, and working with tools that will create efficiencies. You are open to change, giving/receiving feedback, and holding yourself and others accountable in all that you do.

• Responsible for the RFx and contract lifecycle process, from initial intake to final submission and contract award, in alignment with RFx and/or contract timelines.

• Responsible for sourcing and qualifying new bid opportunities from various bid sites.

• Coordinate the assigned RFx tasks, facilitate and streamline the communication, coordinate kick-off calls, and collaborate with cross-functional teams to develop a competitive response.

• Liaise with the customer to seek clarification, coordinate questions and address RFx requirements, as required.

• Review RFx documents, associated contract templates, assign tasks, and set internal timelines for all appropriate subject matter experts.

• Review of contractual terms and conditions, risk identification, and ensure business/legal/functional approvals as required.

• Coordinate, collect and assemble RFx materials and responses.

• Responsible for the submission of quality proposals and RFx submissions within the customer defined deadlines to help support growth for the business.

• Work and collaborate with cross-functional teams, Sales, Marketing, Finance and Legal.

• Ensure the final bid submission is of high quality, meets all specifications, is delivered to the customer on time and is archived electronically.

• Monitor status of the submitted tenders and RFPs.

• Update and maintain the systems with all the relevant data for the awarded business.

• Coordinate all the activities between the customer and internal teams to finalize and sign the contract.

• Develop business relationships with internal stakeholders to ensure effective coordination of tendering process.

• Support projects, key policies, and procedures to achieve specific goals.

• Participate and apply process and system improvement initiatives.

Qualifications: 

• Bilingual a must (English & French)

• Bachelor's Degree in Business Administration or related discipline preferred

• 1-2 years of relevant work experience managing RFx, Proposal or equivalent experience

• Proven time management and organizational skills to support a deadline-driven environment

• Strong business acumen

• Communicates clearly and effectively (written and verbal)

• Detailed oriented and focus on quality of deliverables

• Ability to execute in a fast-paced environment, manage competing deadlines and works well under pressure

• Ability to work with MS Office Suite including, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, and SalesForce

• Ability to work in a self-directed/autonomous manner, in an office or remote setting

• Maintains high standard of professionalism and integrity

• Analytical thinking and action-oriented

• Project management skills is an asset

Cardinal Health is committed to employment equity and encourages applications from women, visible minorities, Aboriginal peoples, and persons with disabilities.

Cardinal Health is committed to accommodating applicants with disabilities throughout the hiring process, in accordance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA). Our Human Resources team is responsible for working with applicants requesting accommodation at any stage of the hiring process.

#LI-Hybrid

Candidates who are back-to-work, people with disabilities, without a college degree, and Veterans are encouraged to apply.

Cardinal Health supports an inclusive workplace that values diversity of thought, experience and background. We celebrate the power of our differences to create better solutions for our customers by ensuring employees can be their authentic selves each day. Cardinal Health is an Equal Opportunity/Affirmative Action employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, religion, color, national origin, ancestry, age, physical or mental disability, sex, sexual orientation, gender identity/expression, pregnancy, veteran status, marital status, creed, status with regard to public assistance, genetic status or any other status protected by federal, state or local law.